Mis clientes incorpora en Plaspy la gestión comercial del servicio de rastreo GPS: clientes, planes, suscripciones, pagos y recordatorios de vencimiento, conectados con los dispositivos que administra. Un distribuidor o instalador puede consultar qué servicio contrató cada cliente, hasta cuándo está pagado y qué debe hacer para renovarlo, sin mantener esa relación únicamente en una hoja de cálculo.
Plaspy permite localizar vehículos y otros activos mediante rastreadores GPS o teléfonos, consultar su posición en el mapa y revisar su actividad. La nueva sección reúne la información comercial que acompaña ese seguimiento: quién paga por cada servicio, qué equipos cubre y cuál es su estado. Así, su equipo puede relacionar la atención al cliente y la cobranza con la continuidad del servicio.
Disponibilidad: Mis clientes se presenta en fase beta para cuentas habilitadas. Para guardar información necesita al menos 100 dispositivos licenciados, sumando licencias Estándar y Profesional; no está disponible en la versión gratuita. Las cuentas habilitadas con menos licencias y la cuenta demo pueden explorar la sección en vista previa, sin guardar datos, confirmar pagos ni enviar pruebas.
Gestión de clientes de rastreo GPS en un solo lugar
En el menú del maletín Mis clientes > Clientes puede registrar nombre, apellido, razón social, documento, correo y teléfono. Cada ficha reúne los planes contratados y, según los permisos del usuario, sus pagos y notificaciones. Esto permite atender una consulta con el contexto del cliente, sin buscar primero sus datos, luego su contrato y después el comprobante en lugares distintos.
Relacionar al cliente con su usuario y sus dispositivos
Si el cliente utiliza un subusuario de su cuenta, puede asociarlo a su ficha. Esta relación facilita incorporar sus dispositivos a una suscripción y utilizar el idioma de ese usuario en los mensajes. También dispone de notas y etiquetas propias en clientes, suscripciones e ítems: por ejemplo, una zona de atención, un número de contrato o una placa.
Encontrar la cuenta correcta y priorizar la cobranza
La búsqueda encuentra clientes por sus datos de contacto y por los equipos o líneas asociados, como el nombre del dispositivo, su código, IMEI o número de teléfono. Los filtros distinguen clientes con planes activos, con planes vencidos o suspendidos y sin planes. Por ejemplo, ante la llamada de un conductor que solo conoce la placa o el identificador registrado, su equipo puede localizar la ficha y revisar el servicio correspondiente.
Con el privilegio Exportar, puede descargar a Excel las listas de clientes, suscripciones y pagos conservando la búsqueda y los filtros aplicados. Es útil para revisar la cartera o preparar un seguimiento comercial con el mismo conjunto de registros que está consultando. Consulte la guía de gestión de clientes.
Planes de servicio con precios y periodos definidos por su empresa
En Mis clientes > Configuración > Planes puede crear tarifas reutilizables: nombre, descripción, precio, periodo en días, meses o años y días de gracia. El importe puede cobrarse por cada ítem o ser un valor fijo para toda la suscripción. Por ejemplo, un servicio de rastreo mensual puede usar precio por vehículo, mientras un contrato de atención a una flota puede tener un precio global.
Elegir un plan evita que cada vendedor vuelva a escribir el precio y las condiciones. Para contratos especiales existe Abierta (valores propios), con precio y periodo particulares. La opción Planes abiertos para todos los usuarios permite decidir si su equipo puede utilizarla; cuando está desactivada, queda reservada a los administradores o a los grupos con ese privilegio en Suscripciones.
Estos son los planes que usted vende a sus clientes, no las tarifas de las licencias que su empresa compra a Plaspy. Además, modificar un plan no actualiza de inmediato todas las suscripciones existentes: estas conservan sus valores hasta que vuelven a guardarse con ese plan. Revise la configuración de planes y precios por ítem antes de cambiar las condiciones comerciales.
Suscripciones que conectan el vencimiento con el servicio GPS
En Suscripciones define el cliente, el servicio, su precio, el periodo y la fecha Pagado hasta. Puede incluir dispositivos de su cuenta de Plaspy, identificadores externos y líneas telefónicas. Los dos últimos permiten llevar referencias de los servicios que cobra, pero no renuevan automáticamente equipos de otras plataformas ni planes de un operador telefónico.
Cuando activa Al renovar se extienden los dispositivos de Plaspy asociados, un pago confirmado que renueva la suscripción también actualiza el vencimiento de sus dispositivos vinculados. Esto reduce la necesidad de registrar el pago y después renovar manualmente cada equipo.
Seguir los dispositivos de la cuenta del cliente
Si el cliente tiene un usuario de Plaspy asociado, Sincronizar con la cuenta de Plaspy del cliente permite agregar a la suscripción los dispositivos que ese usuario recibe y que aún no estén cubiertos por otra suscripción. La incorporación respeta el cupo disponible. Los datos de nombre y teléfono se mantienen relacionados con los del dispositivo; los equipos eliminados o trasladados a otra cuenta dejan de formar parte de los ítems.
Un mismo dispositivo, identificador externo o línea no puede pertenecer simultáneamente a dos suscripciones no canceladas. Si retira un dispositivo de una suscripción sincronizada, esa sincronización se desactiva para evitar que vuelva a incorporarse contra su decisión.
Distinguir servicio activo, vencido, suspendido y cancelado
La suscripción está Activa mientras su fecha pagada no haya pasado; pasa a Vencida durante los días de gracia y a Suspendida cuando estos terminan sin pago. Si está configurada para renovar dispositivos, el servicio de esos equipos queda sujeto a ese vencimiento. Cancelar suscripción detiene los recordatorios y conserva el funcionamiento de los dispositivos hasta la fecha pagada, no los interrumpe inmediatamente antes de terminar ese periodo.
Por ejemplo, un instalador puede ver qué contratos vencen, separar a quienes todavía están en gracia y priorizar el contacto antes de una suspensión. La guía de suscripciones y renovación de dispositivos explica las opciones y sus efectos.
Registrar pagos y ofrecer cobros en línea con su propia marca
Efectivo, transferencias y comprobantes de pago
En Configuración > Métodos de pago define los medios que utiliza su empresa, como efectivo, transferencia bancaria o consignación. Puede exigir un soporte y decidir si el pago queda pendiente de confirmación. Su equipo registra el importe, la fecha y la referencia desde Pagos o desde el cliente o su suscripción, y puede adjuntar PDF, JPG o PNG de hasta 5 MB, sujeto al almacenamiento disponible.
Un pago pendiente no renueva la suscripción ni envía el aviso de pago recibido hasta que un usuario autorizado lo confirme. Así puede registrar una transferencia reportada por el cliente y comprobarla antes de extender el servicio. Modificar el monto o registrar un abono sin renovar también requiere el permiso de editar pagos. El detalle conserva el soporte, el comprobante y el historial de registro, confirmación o anulación.
Enlaces de pago con Bold, ePayco y PayPal
En Configuración > Pasarelas de pago puede conectar sus propias cuentas de Bold, ePayco y PayPal. Cada suscripción dispone de un enlace que puede copiar y enviar al cliente, o incluir en sus recordatorios. La página muestra el servicio, los ítems, el valor y el vencimiento con el nombre, logo y color de su organización, en el idioma del cliente.
El dinero llega a su cuenta de la pasarela; Plaspy no lo recibe ni lo administra. Cuando la pasarela confirma el pago, se registra y se renueva la suscripción y, si corresponde, sus dispositivos. El cliente puede consultar e imprimir el comprobante. La página distingue un pago aprobado, una confirmación todavía pendiente y un intento no completado; regresar desde la pasarela no se presenta por sí solo como un pago exitoso.
Las opciones visibles dependen de las pasarelas activadas y configuradas y de la moneda del servicio. Bold y ePayco admiten COP y USD; PayPal admite varias monedas, pero no COP. Si una pasarela no acepta la moneda de la suscripción y hay una tasa disponible, ofrece el equivalente en dólares con la conversión mostrada y el margen configurado por su empresa. El cliente puede revisar el importe antes de pagar.
Esta integración automatiza el registro y la renovación después de confirmar el pago; no implica que el enlace autorice cargos periódicos automáticos. Consulte las guías de pagos y comprobantes, enlaces de pago y pasarelas y métodos de pago.
Recordatorios de vencimiento por correo, SMS y WhatsApp
En Configuración > Recordatorios decide cuántos días antes o después del vencimiento se contacta al cliente y qué canales utiliza. Puede, por ejemplo, preparar un aviso una semana antes y otro el día del vencimiento. Cada mensaje puede incluir el nombre del cliente, el servicio, el valor, la fecha y el enlace de pago, para que el destinatario sepa qué debe renovar y pueda actuar desde el aviso.
Los textos se personalizan en Plantillas, con versiones en español e inglés, variables, vista previa y pruebas para usuarios autorizados. También puede adaptar las páginas de pago y agradecimiento. Los recordatorios por SMS consumen el saldo de SMS de su cuenta; WhatsApp requiere configurar su cuenta de WhatsApp Business y seleccionar una plantilla aprobada por Meta para el mensaje correspondiente.
Los correos incluyen una opción para dejar de recibir sus avisos. La baja afecta a ese canal y queda visible en la ficha del cliente; no desactiva los SMS o WhatsApp. Las suscripciones canceladas y los clientes inactivos no reciben recordatorios.
En Notificaciones enviadas puede filtrar por cliente, fecha, canal y resultado, y consultar el motivo de un fallo, como un contacto incompleto, falta de saldo o una plantilla de WhatsApp sin configurar. El registro indica el resultado del envío, no garantiza que el destinatario haya leído el mensaje. Los recordatorios fallidos no se reintentan automáticamente: corrija la causa para los siguientes avisos. Consulte recordatorios de vencimiento, plantillas de mensajes y plantillas de WhatsApp.
Delegar tareas con permisos y consultar el historial de cambios
Grupos de usuarios separa las tareas del equipo. Los grupos estándar Ventas, Cartera, Soporte y Solo lectura ofrecen combinaciones listas para usar; también puede crear grupos propios. Por página decide quién consulta, exporta, crea, modifica o elimina registros. Un vendedor puede gestionar clientes y suscripciones sin anular pagos, y el equipo de cartera puede confirmar cobros sin cambiar los planes.
Los subusuarios estándar necesitan pertenecer a un grupo de Mis clientes y solo pueden pertenecer a uno a la vez. La cuenta principal y los subusuarios administradores gestionan los grupos. Estos permisos comerciales no sustituyen la configuración de acceso a los dispositivos GPS.
El botón Historial permite consultar quién cambió un registro, cuándo y cómo quedó, y restaurar versiones compatibles si tiene permiso de edición. Es útil para investigar un precio o una fecha modificados por error. En una suscripción la restauración recupera sus datos, fechas, precio y estado, pero no sus ítems; en un grupo no recupera sus integrantes. Consulte grupos y privilegios y historial y restauración.
Empezar con el asistente y probar sin alterar datos
El Asistente inicial, disponible en Configuración, guía la elección de moneda, planes, métodos manuales y el siguiente paso para conectar pasarelas. Nada de lo elegido se guarda hasta completar el asistente con Guardar y terminar. Después puede crear su primer cliente y su suscripción.
La capacidad de registros y de soportes de pago crece con las licencias de su cuenta. Los indicadores muestran el uso, el límite y el cupo restante. Para ese cupo cuentan los clientes activos, las suscripciones no canceladas y sus ítems; no los planes de precios creados en Configuración.
La vista previa permite abrir las páginas, diálogos y pasos del asistente, pero mantiene deshabilitadas las acciones que guardarían o modificarían información, confirmarían o anularían pagos o enviarían pruebas. Es una forma de conocer el recorrido antes de incorporarlo a su operación. Puede consultar la presentación de Mis clientes y el asistente inicial.
Otras mejoras públicas de esta actualización
Selección más fluida de marcadores GPS realistas
Los marcadores fotorrealistas ya presentados ayudan a distinguir los vehículos en el mapa por su apariencia. Esta actualización mejora la apertura y navegación de la pestaña Realistas del selector, reduciendo el bloqueo que podía producir un catálogo amplio. Pasar el cursor por varios iconos ya no inicia innecesariamente la preparación de todas sus vistas de giro.
Las formas del marcador se adaptan mejor al ancho disponible y la vista previa se reajusta al girar el teléfono. Esto facilita comparar y personalizar el icono de un vehículo desde el móvil, sin que el marcador quede con la escala de la orientación anterior.
Compras y gestión de tarjetas más claras
Se corrige el problema que impedía agregar una tarjeta desde Mi cuenta o Facturas. En la compra de rastreadores con SIM, el desglose de subtotal e IVA utiliza los componentes del paquete; además, el total mostrado y la confirmación de la compra se alinean con el importe cobrado por Bold. El cliente puede revisar mejor qué está pagando y contrastar el resultado de su compra.
Documentación y contacto para resolver consultas
La documentación de Plaspy se consulta ahora en Documentación dentro del sitio, con búsqueda y enlaces de compatibilidad desde la ayuda anterior. Las tablas y listas tienen una alineación que facilita su lectura. En el pie de página del sitio de Plaspy encontrará Reportar un problema y Solicitar una función, para dirigir su consulta por el motivo adecuado.
Si envía al canal de atención por WhatsApp un mensaje que no puede mostrarse allí, como determinados contenidos de una sola visualización, recibirá una indicación para reenviarlo como texto, foto o documento. Así conoce cómo aportar la información necesaria para continuar la atención.
Resumen técnico público para equipos de operación e ingeniería
- Fecha pagada: se interpreta como el último día del periodo en la zona horaria de la cuenta. Renovar durante la gracia suma el periodo a esa fecha; después de agotar la gracia, parte del día actual. Los periodos mensuales o anuales que terminan al final del mes conservan ese criterio.
- Renovación: exige un pago confirmado y la opción de renovar. Los ítems externos y las líneas telefónicas son referencias, no integraciones de renovación con terceros.
- Cancelación y anulación: cancelar una suscripción conserva el servicio hasta la fecha pagada. Anular un pago, incluso por una reversión comunicada por la pasarela, no devuelve automáticamente el vencimiento anterior; un usuario autorizado debe corregirlo si corresponde. Anular en Plaspy no equivale a solicitar un reembolso a la pasarela.
- Configuración comercial: antes de operar, revise moneda, planes, permisos, contactos, pasarelas y reglas de recordatorio. Un envío registrado como exitoso no constituye una confirmación de lectura.
- Marca blanca: Mis clientes también funciona en los dominios personalizados habilitados y adapta el nombre de la plataforma; las páginas de pago conservan la identidad de la organización.
Conecte la cobranza con la continuidad del servicio
Para evaluar la nueva sección, recorra Mis clientes y su asistente en la cuenta demo o consulte las guías enlazadas. Si su cuenta está habilitada y cumple el requisito de licencias, configure primero sus condiciones comerciales, permisos y comunicaciones; después registre un cliente y los dispositivos de su suscripción. Tendrá un recorrido conectado para consultar el contrato, recibir el pago, renovar el servicio y revisar qué avisos se enviaron.
